提高企业行政管理效率的思考
摘要
当前，市场竞争愈演愈烈，保持高效的管理模式成为验证企业竞争力的重要标准之一。如果行政管理效率较高可以促使企业保持稳定的运转并具有较强的可调控下，具有行业竞争优势，反之如果较低，则会使企业机构僵化。要实现企业的行政管理目标，最重要的就是要提高行政管理效率。本文通过对企业行政管理的现状及行政组织结构进行分析，在此基础上对我国的企业的行政管理效率低下的原因进行分析，同时提出提高我国企业行政管理效率的对策。
关键词：行政管理、效率、组织结构
一、引言
企业行政是企业的中枢神经系统，行政管理体系担负着企业的管理工作，推动和保证着企业的计划、生产、财务、营销等的顺利!有效进行和相互之间的协调沟通。随着社会主义市场经济体制和现代企业制度的逐步建立，企业行政管理也面临着调整旧方式和适应新形势的任务。加强和改进企业行政管理，对于增强企业竞争力具有重要意义。
企业行政管理是企业参与社会化大生产及市场竞争的客观要求。要有效地组织企业生产经营，就必须有一定强制力的权威与服从机制把企业各环节!各部门连接成一个健康运行的有机整体。否则，企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现。企业行政管理有效地组织企业生产经营活动，是保证企业目标顺利实现，提高企业竞争力的重要保障。(1)计划工作。即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性，做好预测工作，对企业行政工作进行指导，这是企业实现行政管理科学化和行政管理成功的必要条件。(2)组织工作。企业的组织机构是企业运作的基本框架，企业的各级行政管理人员必须明确要完成的任务是什么，谁去完成任务，任务怎样分类组合以及各种决策应该在哪一层级上制定。企业要逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理渠道的畅通无阻，这样才能使企业的行政管理工作有的放矢。要做好这一环，就需要合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构渠道进行的，所以，选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令!指示等迅速流动贯彻的重要前提，是达到行政管理目标的必要条件。(3)指挥工作。即企业行政管理中采取的具体措施，确定好企业员工之间的分工合作关系;明确人们在职!责!权方面的结构体系;调动各级行政管理人员的积极性，协调各级行政管理人员之间的关系，解决组织人员之间的冲突。做好这一环，就要建立行政首长(厂长或经理)负责制为首的指挥系统，这是科学行政管理的基础。(4)控制工作。即对指挥工作的各项措施进行监测!控制与调整，包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。通过控制保证任务按照既定计划执行，通过控制来判断企业的行政管理工作是否合理，是否还有改进之处，从而增强行政工作的有效性及合理性。确立正引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化实现，在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施"因此，对人的管理是现代企业行政管理的核心，而建立科学的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。
二、企业行政管理的现状及行政组织结构
(一)企业行政管理的现状
在当前我国的很多企业行政管理制度存在着很多的问题，主要有两种倾向，其中一种是忽视规章制度建立，完全凭自己的主观意愿开展工作。企业没有完整可依的规章制度，人员分工不明确，工作没有具体流程，分工不清楚，责任不明晰，这样就会造成企业运行没有秩序，职员工作积极性低，办事效率低下。严重影响工作效率，造成极大资源浪费。
另外一种是官僚思想比较严重的行政管理干部，忽视公司的实际需要和和企业行政管理的特点，搞形式主义，做表面文章，把企业的行政管理部门完全独立于其他各个部门，这样就会极大浪费企业资源，降低企业工作效率，严重影响企业的长远建设和发展。
以上的两种倾向对于企业目标的实现都形成了很大的障碍。企业行政管理的目标和实质都在于为企业实现其战略发展目标而服务，为企业的各个部门和企业职员服务。而绝对不能本末倒置，不然就会大大降低职员的工作积极性，损害公司的利益。
(二)当前我国企业行政组织机构的形式
传统层级结构的组织形式源于“组织理论之父”的德国社会学家马克斯·韦伯所提出的“科层官僚制”理论。“科层官僚制”，是指一种以分部-分层、集权-统一、指挥-服从等为特征的组织形态，是一种权力依职能和职位进行分工和分层，以规则为管理主体的组织体系和管理方式。其组织关系是程序化的命令-服从关系，而这种关系一般是由严格的职务或任务等级序列来决定的。在科层体制内部，每一个个体单元被分割成各自独立的部分，并且要求完全排除个人的情感纠葛。对权力义务体系的规定细致而明晰，使得每个个人都能够照章办事而不致越出权力义务体系范围。按照这种理论，组织结构只能建立成职能条块式，根据垂直职能的不同划分部门，建立层层控制的行政管理体系。这就是我国的大部分企业在改革建立现代企业制度以前所普遍采用的组织结构。
这种企业传统组织的特点相当明显，管理层次很多。在一个普通的企业中，从基层的普通员工到位于组织结构顶端的企业负责人有着众多的层次，班长、主任、处长、部长、经理、厂长等等，还有众多的副职，这就使得基层的信息要通过一层一层的传递才能到达最高的决策者，同时最高决策者的决定也要通过一层一层的传达才能到达基层，在这个漫长的过程中，信息的误差和延迟就成了经常出现的问题。
但是，层级式组织结构在相对稳定的市场环境中，还是一种效率较高的组织形式。由于我国长期实行计划经济体制，我国的企业基本上都是采用这种传统的组织结构，随着社会主义市场经济的发展，企业在改革的同时，层级式的组织结构开始显露他的弊端。
(三)层级组织结构的弊端
由于层级式的组织结构是以层级节制式的组织形式来维护组织的权威性，以组织的规模和等级来体现官僚组织的优越性，因此，导致组织规模的无限制的膨胀，使企业组织规模越来越庞大，企业管理层次已经多得难以有效运作。在很多大型企业中，决策要通过数十个甚至更多的管理层最后传递到基层的执行者，不但时间极其缓慢，而且传递过程中的失真和扭曲可想而知。
当社会主义市场经济开始飞速发展的时候，随着而来的社会新技术的迅速发展和普及，社会经济环境的剧烈变化，致使刚性的层级式组织结构因为其众多的管理层级丧失了对于环境变化的适应性。
此外，刚性的层级式组织结构，在面对市场变化低效率的同时，也使得企业的创新能力低下。层级式的组织结构往往过于极端的理性化，员工只是一个巨大的企业机器中的附属品和零件。技术的进步和组织的目标使个人自由必须服从于铁面无私的工作纪律，人的个性和热情被压抑了，随着组织效率的改进和组织规章的增多，人的工作变得愈来愈无意义和非人性化了，企业员工越来越没有创新性。层级式的组织在企业长期的发展中逐渐机构规模膨胀、人浮于事、缺乏生机和活力，成为难以适应社会发展的封闭型组织。
三、企业行政管理效率低下的原因
(一)行政组织机构庞大臃肿
我国的企业行政机构过于庞大臃肿，几度精简，收益甚微，结果是“精简、精简，有增无减”，没有必要设立的行政机构大量出现。有的企业中设置的正职、副职的层次有十几层之多，其很多机构设置都是有很大的重复性的，同时其在相关的管理中有很多交叉的地方，使得相关管理责任的推诿，形成了很多管理的失误问题。同时企业在扩张或者增加业务范围的时候，很多公司都会在行政结构的基础上增加管理层才维持企业的稳定性，这也是造成企业行政组织机构庞大臃肿的原因之一。近些年来，对企业的行政管理有很多的理论研究，其最有效的扁平化管理使得企业行政管理有一个很好的缓冲，能够使得管理很好的运行。还有些行政系统庞大臃肿，责任分配不清，很多人天天混日子，这样就会造成企业的行政能力低下，整个企业也存在危机。
(二)权力集中缺乏制约
权力过分地高度集中而又缺乏应有的监督制约机制，导致一些企业工作人员官僚主义严重，家长制、人身依附等封建主义的影响依然存在，严重影响着决策民主化、管理科学化的进程，在很大程度上挫伤企业员工的积极性，使企业行政系统缺乏活力和效率。很多的企业将员工视为企业的附属物，知识依附于公司的廉价的劳动力，领导集体才是企业的中心。企业领导者采取一种自我投射的方式，用自己的思想指挥和控制员工的劳动行为。员工没有自己的思想，不能有自己的主张和意见，成为企业赚得利润的工具，在这种情况下，企业的人力资源管理就会表现出无序的状态，人与人之间缺乏沟通，很多的员工采取很多非正规的途径巴结拉拢管理者，中层的管理人员形同虚设，正常的信息沟通和渠道被破坏。员工将本应该投入到工作的热情和精力投入到了对领导的巴结拉拢之中。这样一来，企业经营管理紊乱，经济效益每况愈下，企业员工也没有任何利益和前途可言，陷入了不良循环。
(三)行政法律和体制不健全。
行政管理效率低下的根本原因在于行政法律制度不健全，有些行政法规虽然已经制定，但没有很好的执行。现代行政管理需要建立起科学的工作程序和全面规范的管理规则。因此，行政管理体制不全，机构设置不合理，规章制度不科学、不完善，以及对现代社会新的科学技术方法推广应用不力也是不可忽视的原因。在现行的行政管理的相关法律规章制度中，很多都是根据理论理想化的进行规章制定，而没有对实际情况进行考，通过问题来找到合理的办法，然后制定相关的规章制度。而实际中的相关法律的问题使得其推广应用不力。同时也在行政法律纠纷中也没有合理的参考依据，这样的情况下，让所有的企业都会无所适从，在相当一段时间内自己去摸索，就形成了今天的情况。任何行政法律的问题，都会按照以往经验来执行，而不会去走法律的途径进行解决问题。
(四)行政机构运转不灵、效率低下也是重要原因。
由于部门和环节过多，造成行政机构某些部位和环节运转不灵，往往因扯皮现象导致行政效率低下。主要表现有：解决问题的客观条件己经具备，只因少数人反对，而长期得不到解决，如已经作了正式决定，而且又是正确的，只是触及到某个部门、单位的利益，这个单位和个人就找借口拒不执行上级业务部门干涉下级政府的政务，造成条块摩擦现象;行政信息、指令传递环节多、关卡多、公文旅行、文山会海，本来很快就能解决的问题，一拖再拖，不了了之。这同样是行政机构的庞大臃肿造成的情况。这样的情况下，企业的行政机构就会运转不灵，效率低下。
(五)行政人员素质不高。
企业行政工作人员的选拔、录用、培训、考核、奖惩、升降、淘汰和辞退等人事制度不健全，缺乏必要的竞争、激励机制。一些行政工作人员思想政治素质不高，知识能力素质不强，遇事怕负责任和不负责任，合自己利益的就干，不合自己利益的就不干，直接影响着行政效率的提高。目前我国很多的企业都是从小企业做起的，在创业初期员工少，行政管理机制比较简单，这些人的管理相对比较容易。对管理能力的要求并没有那么高。在企业扩张后，这些行政管理者就会进入企业的高层管理，而因为其本身的行政管理素质的问题就会导致管理不力。而还有些时候，企业扩张后，企业在招收相关的行政管理人员的时候，没有严格把关，没有对一些素质地下的人员培训和相关的指导，就会导致整个企业的行政人员的素质低下，而影响企业的正常运转。
四、提高我国企业行政管理效率对策
(一)构建有效的管理模式
为保证企业的长远发展，在管理模式的选择上需根据企业自身特点与实际需求而定，科学合理的行政管理模式对于促进行政决策得以有效贯彻有着深远的意义，因此，企业在构建管理模式使要坚持以科学性与实用性为宗旨，避免盲目的沿用或借用，利用科学的管理模式将企业内部的管理职能进一步强化，从而使行政与管理得到实质性的融合，形成一套科学有效的行政管理模式。
对不同的行政管理层次提出不同的重点和要求。上层行政机关的主要活动，是规划、决策、控制、沟通等全局性工作，追求的是社会总体效率。重点要从领导方式、决策程序、组织结构、信息反馈、协调监督等方面改进工作，提高效率。
(二)建立健全企业规章制度
行政部门的规章管理制度时用于监督与约束员工行为的有效规则，同时对于促进企业运转效率、提高企业的有效管理也有着深远的意义。作为一种能够保障企业规范运行、提高企业发展效率的有效手段，将企业规章管理制度建立与完善便成为了一项势在必行的工作。
建立健全企业规章制度。建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的法治秩序。提高行政效率，必须加强行政管理法规的建设，健全必要的工作制度，以法律和规章制度的形式促进行政效率的提高。
(三)合理的激励措施
要达到行政管理效率的最大化，适当地采用相应的奖罚策略是有效调动员工积极性的一大途径。首先，奖罚战略可从经济层面入手，根据员工的绩效来予以一定的薪资报酬，对于员工工作中所产生的失误予以一定的惩罚，将经济效益与员工的工作能力进行捆绑，在调动员工积极性的同时，也使员工感到自身利益与企业整体利益的密不可分，从而以最大的精力投入到工作中来。另外，精神层面的激励也至关重要，在日常工作中可适当给予员工一定的精神激励，对于工作能力优秀的员工进行表扬，使员工工作的热情与动力得到激发，从而将自身价值最大化地发挥出来。奖罚战略是一项从经济效益层面考虑实用性最强的措施，将其合理运用到实际中不仅能够使员工的热情与动力大大增加，同时对于促进企业效益增长与行政管理效率提高也有着重要的意义。
提高企业行政管理人员的素质。每一个行政工作人员都必须努力提高自身素质，使自己的能力和水平不断得到提高。作为企业行政管理人员，应该是知识水平高，各方面素质优良的公共管理者。企业行政人员素质的提高可以提高组织管理的有效性，能够实现科学而又艺术的管理。经济的全球化企业行政管理人员在未来的管理中必须有国际眼光，熟悉国际游戏规则，适应国际竞争的需要。
(四)引入科学的企业管理方法
为促使员工的业绩保持在稳定增长的水平，企业可打破传统行政管理的僵局，引入绩效考核、目标管理的相关管理方法进行企业管理。在以往的企业行政管理模式中，通常仅仅将重点放在行政命令的执行上，而忽视了如何调动员工执行的积极性，直接导致了员工在执行决策的时候无动力驱使，造成管理效率的下降。针对这一弊端，企业可结合自身特色及实际情况而定，设置绩效考核平台，同时将绩效考核标准进一步完善，给予企业员工一个开放且公平的竞争平台，从而将员工的积极性大大提高上来。基于企业高效运转的根本需求，通过此类科学合理的企业管理方法来进行企业管理，不仅能够在一定程度上实现企业运行效率的加速提高，同时对于企业行政部门管理效率也有着重要的促进作用。
结论
企业行政管理是企业生存发展的重要影响因素之一。企业行政管理效率的高低将直接影响企业的各项工作的开展"但是，当前我国企业行政管理存在着机构庞大臃肿、权力集中缺乏制约、企业行政管理人员观念陈旧保守、运转不灵、效率低下、人员素质良莠不齐等问题。这些问题的产生是由于缺乏经济效益观念、行政法律和体制不健全、旧观念的束缚等原因造成的。实践中，我们要充分运用先进的企业行政管理方法，尽量适应企业员工的需要和特点，顾及社会因素及其各方面的影响，努力健全企业规章制度，大力提高企业行政管理人员的素质，充分发挥和利用人的内在潜能，获得最好的管理效果。本文首先对企业行政管理的现状及行政组织结构进行阐述，同时对企业的行政管理效率低下的原因进行分析，然后对提高我国企业的行政管理效率提出相应对策建立。以期能够对我国的企业的行政效率的提升有借鉴作用。
来源：深刻夏季
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